Työpaikkojen palautekulttuurit vaihtelevat hurjasti. Joissain palautteenanto on kiinteä osa jokapäiväistä työskentelyä, joissain taas iso mörkö, joka pilaa hyvän tunnelman. Kaikilla on kuitenkin opittavaa. Oikea-aikainen ja konkreettinen palaute auttaa kasvamaan ja kehittymään sekä motivoi ja luo merkityksellisyyttä työskentelyyn. Mitä palautekulttuurin kehittämisessä tulisi siis ottaa huomioon?
TYÖN MERKITYKSELLISYYS KASVAA PALAUTTEEN KAUTTA
Mitä ajatuksia sinussa herättää sana palaute? Jos olet milleniaali, uskon, että hengität ja janoat palautetta. Se on sinulle yhtä normaalia kuin vaatteiden pukeminen töihin ja kummastelet ellet sitä esihenkilöiltäsi ja kollegoiltasi saa. Jos taas olet vanhempaa ikäluokkaa, kuten itsekin, jo sanalla palaute saattaa olla enemmänkin negatiivinen kaiku. Se on jotain, mitä olemme saaneet kerran vuodessa kehityskeskusteluissa, jos silloinkaan, ja harvemmin se on ollut positiivista. Näin kärjistäen. Tai ehkä ei sittenkään.
Palautteenantaminen on monelle hyvin vaikeaa, ja ihme kyllä, sen vastaanottaminen myös. Palautetta kuitenkin tulisi saada ja antaa, jotta ihminen voi kasvaa ja kehittyä. Palautteen saaminen vahvistaa tietoa siitä, missä on jo hyvä ja missä voi vielä oppia lisää. Hyvin annettu palaute kasvattaa myös luottamusta palautteen antajan ja saajan välillä. Työn merkityksellisyys kasvaa, kun tietää, että on matkalla oikeaan suuntaan ja myös ympärillä olevat huomaavat sen. Palautteen tulisi olla nimenomaan motivoivaa, kannustavaa ja auttaa oppimaan. Myös sen rakentavan palautteen. Palautteenannon tulisi olla jatkuvaa, osa kulttuuria ja päivittäistä tekemistä. Palautteen tulisi kulkea niin ylhäältä alas kuin alhaalta ylös ja ihmiseltä ihmiselle. Sen tulisi olla yhtä normaalia kuin työpäivän aloitus ja sen antaminen yhtä helppoa ja hauskaa kuin älylaitteella selailu.
MUTTA MISTÄ LÄHTEÄ LIIKKEELLE?
Sanotaan, että yhtä kriittistä viestiä kohden tulisi kertoa neljä positiivista. Mutta onko luontevaa samassa hetkessä motivoida ja kannustaa ja sitten kertoa, että asiakas ei ole ollut tyytyväinen tuloksiin. Näin ollen palautteenanto tulisi mieltää jatkumoksi. Esihenkilöiden tulisi nähdä tiimiläisensä yksilöinä ja tutustua heihin ihmisinä. Ymmärtää jokaisen erilaisuus ja saada jokainen tuntemaan, että hänen tekemisiään ja hänen persoonaansa arvostetaan. Jos päivittäiseen esihenkilön työhön kuuluisikin olennaisena osana kannustaminen, motivointi ja positiiviset sanat, olisiko myös kehittävää palautetta helpompi antaa ja varsinkin vastaanottaa? Jos nuo neljä positiivista kertaa olisivat jo matkalla täyttyneet, se viides kerta ikävämpiä uutisia ja tunteita olisi helpompi käsitellä. Ja ehkä silloin siitäkin palautteesta haluaisi vain kiittää.
TÄRKEÄÄ RAKENTAVAN PALAUTTEEN ANTAMISESSA ON, MITEN, MISSÄ JA MILLOIN SITÄ ANNETAAN
Palaute tulisi antaa mahdollisimman pian tapahtuneen jälkeen, kun asia on vielä tuoreessa muistissa. Tunnekuohussa ei rakentavaa palautetta tule kuitenkaan koskaan antaa, vaan tiukassa tilanteessa on hyvä hengähtää hetki ennen kuin käy keskustelun toisen kanssa. Ja sitä myös palautteenannon tulisi olla: keskustelua yhdessä. Annetaan palautteen vastaanottajalle aikaa sisäistää viesti ja varmistetaan, että hän ymmärtää saavansa palautetta. Annetaan hänelle mahdollisuus kysyä asiasta lisää ja keskustellaan siitä, miksi näin tapahtui ja mitä henkilö on itse asiasta mieltä. Annetaan perusteita palautteelle tarvittaessa ja muistetaan, ettei rakentava palaute kohdistu ihmiseen vaan hänen osaamiseensa.
Tällaiset keskustelut käydään tietenkin aina kahden kesken ja rauhallisessa paikassa toisin kuin positiiviset palautteet. Positiiviset nostot voi Cubiqilla huudella koko henkilöstön tietoon esim. Slack-kanava ”Porkkanapinssin” kautta. Ja näin pitäisikin, sillä positiivisuus ja hyvä mieli tarttuvat. Kannustaminen ei ole koskaan vain esihenkilöiden yksinoikeus ja velvollisuus vaan työyhteisön jokaisen jäsenen tehtävä. Yhtä lailla kuin palautteen pyytäminen, jos sitä ei ole saanut.
KETÄ SINÄ OLET MOTIVOINUT TÄNÄÄN?
Kenelle olet kertonut jotain mukavaa hänestä tai kehunut hänen työtään? Innostava työympäristö luodaan yhdessä. Kun kannustaminen ja hyvän huomaaminen on ilmaa, jota hengitämme, ymmärrämme, että se ikävinkin palaute on lopulta vain positiivinen oppimiskokemus.
