Rakkaalla lapsella on monta nimeä: varhaisen tuen malli, varhaisen välittämisen malli, aktiivisen tuen malli ja varhaisen puheeksi ottamisen malli. Varhaisen välittämisen malli keskittyy nimensä mukaisesti työntekijöiden hyvinvoinnin parantamiseen ja toimii organisaatioiden ennaltaehkäisevänä toimena henkilöstön työkyvyn ylläpitämiseksi. Data-analytiikkaan yhdistettynä varhainen välittäminen nousee uudelle tasolle, kun hyvinvointia seurataan analytiikkamittareilla.
TOIMIVA TYÖKYKY ON TYÖHYVINVOINNIN PERUSTA
Sairausvakuutuslaki edellyttää yli 20 hengen työpaikoilta dokumentoitua varhaisen välittämisen mallia. Mallin tavoitteena on tukea henkilöstön työkykyä ennaltaehkäisevillä menetelmillä ja parantaa siten työhyvinvointia ja työn laatua. Varhainen puuttuminen muutoksiin työkyvyssä on tärkeää, jotta työssäjaksaminen paranee eivätkä ongelmat ehdi kasaantua.
Työpaikoilla varhaisen välittämisen malli toteutetaan yhteistyössä työterveyshuollon kanssa, mutta sen tarkemmat mittarit ja toimenpiteet sovitaan aina työpaikkakohtaisesti. Mallissa kuvataan miten ja missä vaiheessa työkyky otetaan puheeksi, miten se kirjataan ylös sekä mitkä ovat eri osapuolten roolit ja vastuut. Johdolle ja henkilöstöhallinnolle malli tarjoaa siten selkeän ja yhtenäisen toimintamallin tilanteisiin, joihin voi olla muuten vaikea puuttua. Yhteisen luottamuksen säilymiseksi on tärkeää, että malli on käyty yhdessä henkilöstön kanssa läpi, ja kaikki allekirjoittavat sovitut toimintaperiaatteet.
VARHAISTA VÄLITTÄMISTÄ DATA-ANALYTIIKAN AVULLA
Organisaatioissa varhaista välittämistä voidaan boostata data-analytiikan avulla. Varhainen välittäminen tehostuu, kun se automatisoidaan datan ja oikeiden teknologioiden avulla, jolloin henkilöstöhallinnolta vapautuu aikaa manuaalisesta työntekijöiden tietojen läpikäynnistä henkilöstön kokonaistilanteen hahmottamiseen. Esimerkkinä tästä toimii analytiikkaratkaisu, jonka kehitimme erään asiakkaamme HR-osaston työn ja varhaisen välittämisen tueksi.
Asiakkaallemme kehittämämme analytiikkaratkaisu automatisoi henkilöstön poissaolojen seurannan yhteen Qlik-sovellukseen ja on näin osa organisaation varhaisen välittämisen mallia. Asiakasorganisaatiomme on määritellyt valmiiksi kriteerit, joiden kautta henkilöstön poissaoloja seurataan ja niihin reagoidaan. Käytännössä sovellus tekee hälytyksen, kun yksi tai useampi kriteeri on täyttynyt, ja lähettää tästä sähköpostimuistutuksen kyseisen työntekijän esimiehelle, jonka tehtävänä on varata keskusteluaika työntekijän kanssa. Tieto kriteereiden täyttymisestä menee myös seurantatyökaluun, jonne esimies kirjaa, kun keskustelu on pidetty. Tämän jälkeen reagointitarve nollaantuu automaattisesti kyseisen työntekijän kohdalla.
Poissaoloja koskevat kriteerit voivat olla esimerkiksi seuraavanlaisia:
1. Työntekijä on poissa vähintään 14 vuorokauden pituisen yhtäjaksoisen sairauspoissaolon.
2. Työntekijä on poissa 30 vuorokautta tai enemmän kumulatiivisesti vuoden aikana.
3. Työntekijällä on vähintään kolme tai useampia lyhyitä, 1-3:n vuorokauden poissaoloja neljän kuukauden aikana.
4. Työntekijällä on vähintään kolme viikonloppuun (ma tai pe) rajoittuvaa yhden päivän poissaoloa 6 kk:n aikana.
Varhaisen välittämisen malli ja sitä tukevat analytiikkasovellukset tulisi nähdä toimivan työkulttuurin ja johtamisen osatekijöiksi pelotteiden sijaan. Ajantasainen tieto henkilöstöstä helpottaa HR:n työtä ja auttaa keskittymään olennaiseen, kun tieto päivittyy automaattisesti osaksi visuaalista ja helppokäyttöistä sovellusta.
Näinä poikkeavina aikoina on entistäkin tärkeämpää pitää huolta itsestämme ja toisistamme. Välitetään siis varhain ja viisaasti. Voimia kaikille koronaviruksen tai muiden haasteiden kanssa taisteleville!
Lue ja katso videolta, miten asiakkaamme Snellman on hyödyntänyt data-analytiikkaa työhyvinvointinsa tukena:
